Aviso de privacidad

1. Manejo interno y gestión de relación comercial de sus grupos de interés clientes, distribuidores y proveedores de los distintos segmentos de negocios.
2. El envío de comunicaciones, correspondencia, mensajes de texto, sistemas de mensajería instantánea, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y consumidores en relación con sus actividades comerciales, publicitarias, de mercadeo, promocionales, ventas y demás actividades relacionadas.
3. Procesos de selección de personal, gestión de relaciones contractuales, relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros.
4. Análisis de potencial con fin esencialmente comercial, ya sea de proveedores, distribuidores y/o clientes.
5. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes de la empresa.
6. Investigación de eventos emanados de los productos farmacéuticos y/o comercializados.
7. Hacer seguimiento a las personas que consumen y/o adquieren los productos y/o comercializados por la empresa.
8. Desplegar hacia los grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.
9. Gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de la organización.
10. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización. 

1. Finalidades respecto de Clientes o Usuarios de los Productos o servicios:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con COLMED, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por COLMED, que haya o no adquirido el Titular o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con él.
• Registrar al Titular en los sistemas, planillas, listados, ficheros, físicos o electrónicos, administrados por COLMED, para efectos de la ejecución de la relación jurídica comercial establecida con COLMED.
• Adelantar los procedimientos de facturación electrónica de los productos o servicios adquiridos por el Titular.
• Mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales.
• Enviar mensajes, notificaciones o alertas a través de cualquier medio para remitir y divulgar información legal, de seguridad, promociones, campañas comerciales, publicitarias, de mercadeo, institucionales o de educación, sorteos, eventos u otros beneficios.
• Enviar mensajes electrónicos o realizar contactos telefónicos, o a través de cualquier medio, para adelantar la confirmación de datos personales del Titular necesarios para la ejecución de la relación jurídica que se haya establecido con COLMED.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con COLMED, en sus distintos establecimientos de comercio.
• Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de COLMED, conforme las disposiciones legales vigentes.
• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques.
• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.
• Comunicar novedades de los productos COLMED, invitar a eventos o programas organizados por la empresa.
• Consultar, verificar y confirmar información crediticia y comercial del Titular, en Centrales de Riesgo y/o de Información o a cualquier otra entidad pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos o información crediticia, o a cualquier otra entidad financiera de Colombia, o del exterior o de carácter multilateral, toda la información que se refiera al Titular, sobre su comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países de la misma naturaleza, para efectos de evaluar y otorgar financiación en los bienes o productos adquiridos con COLMED, siempre que cuente con la autorización correspondiente.
• Para efectuar reportes a las centrales de riesgo e información, se cumplirán todas las condiciones y procedimientos establecidas en las leyes vigentes y especialmente en relación con la ley 1266 de 2008 y normas concordantes.
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

2. Finalidades respecto de Candidatos a trabajadores:

• Procesar las aplicaciones de vinculación laboral que COLMED recibe por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria;
• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer en relación con el proceso de selección o la convocatoria.
• Evaluar la capacidad laboral del trabajador, para establecer su idoneidad para el empleo futuro y/o para cumplir con los requisitos de la medicina preventiva laboral.
• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de COLMED, conforme las disposiciones legales vigentes.
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

3. Finalidades respecto de trabajadores (empleados):

• Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación y procesamiento de pagos de nómina y beneficios laborales.
• Dar cumplimiento a la normatividad en materia laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
• Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes;
• Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
• Incluir al Titular empleado en el desarrollo de los diferentes programas y actividades de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece COLMED para sus funcionarios.
• Adelantar gestiones de medicina preventiva o laboral, en conjunto con la administradora de riesgos laborales.
• Contactarlo para instruirle ordenes en relación con sus funciones laborales asignadas.
• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de COLMED, conforme las disposiciones legales vigentes.
• Crear tarjetas y/o mecanismos de identificación del Titular empleado, con sus datos biométricos, para que pueda portarla e identificarse como empleado de COLMED. Esta finalidad es necesaria de acuerdo con la política de seguridad de COLMED y se manejará como información sensible con autorización expresa.
• Establecer y llevar un registro de control de acceso a las instalaciones de COLMED, empleando datos biométricos, con la finalidad de facilitar su acceso y circulación en las instalaciones físicas de COLMED. Esta finalidad es necesaria de acuerdo con la política de seguridad de COLMED y la información sensible a la que se le haga tratamiento se gestionará de acuerdo con la ley vigente, y la presente Política.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier medio conocido o por conocer para el envío de documentos contractuales, informativos o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con COLMED.
• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.
• Comunicar novedades de los productos COLMED, invitar a eventos o programas organizados por la empresa.
• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques.
• Publicar su rostro e imagen personal en los informes de gestión, comunicaciones, carteleras y material corporativo de COLMED, para documentar la estructura organizacional o actividades de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establezca COLMED.
• Tratándose de exfuncionarios, COLMED podrá almacenar, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el exfuncionario o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

4. Finalidades de respecto de Proveedores o Contratistas:

• Registrar al Titular en los sistemas, planillas, listados, ficheros, físicos o electrónicos, administrados por COLMED, para efectos de la prestación de los servicios contratados.
• Adelantar los procedimientos de facturación electrónica de los servicios contratados.
• Mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales.
• Enviar mensajes electrónicos o realizar contactos telefónicos, o a través de cualquier medio, para adelantar la confirmación de datos personales del Titular necesarios para la ejecución de la relación jurídica que se haya establecido con COLMED.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier otro medio conocido o por conocer, para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de los contratos que celebre con COLMED, en sus distintos establecimientos de comercio u oficinas.
• Conceder acceso a los portales de interacción de proveedores y/o contratistas con el fin de surtir todos los procesos requeridos internamente por COLMED.
• Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de COLMED, conforme las disposiciones legales vigentes.
• Validar, verificar y consultar la información económica y transaccional del Titular con el propósito de establecer la relación jurídica con COLMED.
• Para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información contabilidad, facturación y auditorias, marketing, procesamiento y verificación de cheques.
• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de productos y servicios, cumpliendo todas las autorizaciones que exige la ley y la presente Política.
• Comunicar novedades de los productos COLMED, invitar a eventos o programas organizados por la empresa.
• Consultar, verificar y confirmar información crediticia y comercial del Titular, en Centrales de Riesgo o de Información, o a cualquier otra entidad pública o privada, nacional, extranjera o multilateral que administre o maneje bases de datos o información crediticia, o a cualquier otra entidad financiera de Colombia, o del exterior o de carácter multilateral, toda la información que se refiera al Titular, sobre su comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y de terceros países de la misma naturaleza.
• Para efectuar reportes a las centrales de riesgo e información, se cumplirán todas las condiciones y procedimientos establecidas en las leyes vigentes y especialmente en relación con la ley 1266 de 2008 y normas concordantes.
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.

5. Finalidades respecto de Accionista de COLMED:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de accionista de COLMED.
• Remitirle comunicaciones electrónicas, físicas y/o telefónicas a sus datos de contacto para informarle, citarlo o convocarlos a reuniones de los órganos sociales de COLMED en donde sea requerido, y/o para enviarle los documentos e informes que serán puestos a consideración en tales reuniones
• Remitirle comunicaciones e informaciones necesarias para el ejercicio de sus derechos como accionista de COLMED, y/o para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de COLMED en favor de sus accionistas.
• Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, comunicaciones formales, llamadas telefónicas y/o cualquier otro medio conocido o por conocer, para el envío de documentos contractuales, informativos, estados de cuenta en relación con su calidad de accionista de COLMED.
• Llevar a cabo las labores de archivo y gestión documental de COLMED, conforme las disposiciones legales vigentes.
• Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
• Comunicar novedades de los productos COLMED, invitar a eventos o programas organizados por la Organización.
• Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
• Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
• El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas

6. Tratamiento de Datos Personales Sensibles Obtenidos Mediante Videovigilancia

• La autorización en relación con el manejo de estos datos personales, se entiende conferida mediante la acción inequívoca de ingresar a las instalaciones que son objeto de videovigilancia y monitoreo de COLMED.